Переведите перевозки на ЭТрН и ЭПД — до того, как это станет обязательным

ЭТрН нужна всем участникам автомобильной перевозки по договору перевозки: грузоотправителю, перевозчику, грузополучателю и экспедитору, если он оформляет перевозку наемным транспортом. С 1 сентября 2026 года по 140-ФЗ транспортную накладную оформляют только в электронном виде, кроме случаев, которые определил Минтранс. Если компания везёт свой товар своим транспортом без договора со сторонним перевозчиком, оформляют путевой лист, а при перевозке алкоголя — электронный путевой лист. Для железной дороги и авиаперевозок используют свои накладные, при международной перевозке без перегруза на границе — CMR, а если груз на границе перегружают, ЭТрН оформляют на автомобильный участок до границы или после неё. Поможем разобраться, нужна ли ЭТрН в ваших перевозках, и подключим её под ключ.

ЭТрН оформляет грузоотправитель: заполняет титул 1 со сведениями о грузе, перевозчике, водителе и машине, подписывает его, и накладная уходит перевозчику через ГИС ЭПД. Быстрее всего сделать ЭТрН из заказа на перевозку, который утвердил перевозчик: откройте заказ, выберите «Создать/Связать» → «Создать», проверьте данные и заполните недостающие поля, затем нажмите «Погружен» и подпишите документ. Частые ошибки — неверный госномер или данные водителя, подпись сотрудника без МЧД и накладная, созданная заранее, а не в момент передачи груза. Если груз отправляет экспедитор, титул 1 формирует он сам и указывает заказчика перевозки. Подключим ЭТрН под ключ и свяжем с 1С, чтобы накладная создавалась из документа отгрузки.

Да. После того как грузоотправитель подписал титул 1, перевозчик проверяет груз и подписывает титул 2 о приёме — только после этого водитель получает QR-код и может ехать. Откройте входящую ЭТрН, на вкладке «Погрузка» сверьте фактический груз с данными отправителя, при необходимости добавьте оговорки о состоянии груза и нажмите «Принят». Если накладная пришла вместе с заявкой на перевозку, добавьте водителя и машину и выберите «Согласование доставки» → «Согласовать», а если данных не хватает или условия не устраивают — «Отклонить». Ошибку в титуле 1 исправить нельзя: накладную отклоняют с указанием причины, и отправитель создаёт новую. Настроим обмен с грузоотправителями у разных операторов, подключим водителей и обучим диспетчеров.

Руководитель подписывает ЭТрН своей КЭП. Кладовщику, логисту, диспетчеру, экспедитору или водителю нужны собственная электронная подпись физлица — КЭП или бесплатная подпись в «Госключе» — и машиночитаемая доверенность от компании. МЧД для ЭТрН загружают в разделе «Подписи» → «Доверенности»: файлом .xml или по номеру доверенности и ИНН организации, которая её выдала. Самая частая ошибка — доверенность загрузили, но не отметили в блоке «Полномочия», что она используется для транспортных накладных, и подписать документ не получается. Оформим КЭП и МЧД на всех сотрудников, которые работают с накладными, и проверим, что подпись проходит.

Водитель работает с ЭТрН в мобильном приложении Saby TMS на Android 7.0 или iOS 12.2 и выше. Компания добавляет его в кабинет в настройках ЭТрН, а если водитель подписывает документы от имени перевозчика, ему нужны подпись физлица, например в «Госключе», и МЧД. В рейсе водитель отмечает приёмку груза у отправителя, показывает QR-код получателю и отмечает передачу груза. Бумажная накладная на дороге не нужна: инспектору достаточно QR-кода, который в приложении доступен даже без интернета, или данных из ГИС ЭПД по номеру машины или водительского удостоверения. Проведём обучение для водителей за 15–20 минут и оставим памятку на телефон.

Если контрагент работает в Saby, накладные можно отправлять сразу — это видно по идентификатору участника ЭДО в его карточке. Если у него другой оператор, узнайте название оператора и идентификатор ЭДО, выберите организацию в строке «Получатель», оформите заявку на роуминг и подпишите её. Настройка занимает до 10 рабочих дней. Роуминг работает с «Контуром», «Такскомом», «СберКорусом», «Астралом» и Ediweb. Если у контрагента несколько операторов, укажите в карточке оператора по умолчанию, иначе документы могут уйти не в тот ящик. Настроим роуминг со всеми партнёрами сами — вам останется отправлять накладные.

Откройте накладную и посмотрите дату и комментарий к отклонению — статус виден в списке накладных или в колонке «Текущий этап» расширения для 1С. Перевозчик отклоняет титул 1, если данные не совпадают с фактом, грузополучатель — если груз не принят, а ГИС ЭПД возвращает титул, подписанный не по порядку, в неверном формате или без действующей подписи и МЧД. Ошибку в титуле 1 исправить нельзя: нужно создать новую ЭТрН с правильными сведениями. Чтобы отказы не повторялись, заведите справочники водителей и машин, следите за сроком подписей и МЧД и создавайте накладные из заказа на перевозку. Разберём причины и настроим обмен так, чтобы ошибки не повторялись.

Если в пути из-за ДТП, поломки или болезни пришлось сменить водителя, машину или прицеп, перевозчик оформляет титул 8 — титул замены. Новую накладную создавать не нужно: откройте ЭТрН, выберите замену, укажите данные нового водителя или транспорта и подпишите титул. QR-код перевозки обновится, новый водитель получит актуальный код для проверки ГИБДД, а остальные титулы подписываются как обычно. У нового водителя заранее должны быть приложение, а если он подписывает документы — подпись и МЧД. Настроим ЭТрН для всего автопарка, чтобы замена водителя занимала пару минут, а не полдня.