Переведите кадровые документы в телефон сотрудника — без бумаги

Да. Электронный кадровый документооборот (КЭДО) прямо предусмотрен законом: с 22 ноября 2021 года статьи 22.1–22.3 ТК РФ разрешают подписывать кадровые документы электронно со всеми сотрудниками, а не только с удалёнными. Небольшой перечень документов по закону остаётся на бумаге — на внедрении сразу фиксируем, что именно. С 1 марта 2023 года действует приказ Минтруда № 578н о едином формате хранения, и СБИС ему соответствует: архив можно предъявить проверяющим в установленном виде. Для перехода на КЭДО компания издаёт приказ о переходе, утверждает положение о КЭДО, направляет сотрудникам уведомление о переходе на КЭДО и заключает соглашение об электронном взаимодействии. Мы адаптируем этот пакет под вашу структуру и перечень документов, а не отдаём пустой шаблон.

Нет. Кадры продолжают работать в 1С, а система КЭДО добавляет подписи, согласование, доставку документов сотруднику и юридически значимый архив. Для связки 1С и КЭДО есть готовые модули — также для БОСС-Кадровик и SAP — с двусторонним обменом и синхронизацией справочника сотрудников, для других систем есть открытый API. Документ создаётся в 1С как обычно и одной кнопкой уходит на подпись, а подписанные файлы возвращаются обратно. На внедрении подключаем модуль, проверяем обмен на ваших документах КЭДО и учим специалистов работать из привычной 1С.

Для кадрового электронного документооборота сотрудникам обычно выбирают облачную усиленную неквалифицированную подпись: токен не нужен, подписывать можно с телефона, а стоимость входит в цену пользователя. Выпустить её можно очно в отделе кадров или удалённо через Госуслуги. Дальше система сама продлевает подпись и отзывает её в день увольнения. Компания подписывает документы КЭП руководителя или КЭП сотрудника с машиночитаемой доверенностью — МЧД выпускается в том же сервисе. На внедрении подбираем схему под вашу численность и географию и настраиваем массовый выпуск подписей.

Личный кабинет сотрудника КЭДО устроен как простое приложение: на главном экране заявления на отпуск, больничный и отгул, ближайшая выплата, документы на подпись и архив. Кабинет работает в браузере и в мобильном приложении, войти можно через Госуслуги или по логину. Уведомления приходят по SMS, на почту, в push или в Telegram. Комплект документов при приёме подписывается одной кнопкой. Мы настраиваем экран под ваши процессы, готовим короткую инструкцию и при необходимости запускаем пилот на одном отделе — чтобы сотрудник оформлял отпуск с телефона за несколько минут.

Обычно электронный документооборот кадровых документов начинают с двух потоков: приём на работу — документы от компании — и отпуск — документы от сотрудника. При приёме сотрудник получает приглашение, выпускает подпись и одним действием подписывает договор, приказ и инструкции. Отпуск он оформляет заявлением в КЭДО, руководитель согласует, кадровик выгружает заявление в 1С и отправляет приказ на подпись. Когда базовые потоки работают, подключают ЛНА, массовые приказы, график отпусков и анкеты кандидатов. Перечень расширяем постепенно, чтобы первый результат был виден быстро.

Да, кадровики настраивают систему КЭДО сами, прямо в интерфейсе. Можно собрать последовательные, параллельные или смешанные маршруты согласования. Есть 11 базовых ролей и возможность создавать свои, например чтобы специалист видел только своё подразделение. Нестандартные бланки настраиваются во встроенном редакторе, на документ ставится срок подписания, а однотипные кадровые документы можно подписывать пакетом. Кабинет можно оформить в цветах компании. На внедрении собираем маршруты и формы по вашим регламентам и обучаем администратора, дальше кадры ведут систему сами.